Avec sollo, tous vos contacts sont enfin centralisés dans un seul et unique fichier dynamique et évolutif, accessible d'un simple clic, par toute l’entreprise.

Au lieu de se cantonner aux seules notions de clients et de fournisseurs, le pôle contacts de sollo vous permet de rassembler tous les protagonistes de vos activités, répartis par type.

A tout moment vous pouvez modifier, supprimer ou rajouter n'importe quel type de contact.

• vos clients, fournisseurs, prospects, confrères, concurrents,
• vos collaborateurs,  vos amis, vos adhérents, votre réseau relationnel,
• toutes les adresses utiles, états, caisses, assurances, associations...
   
• extraction pour vos mailing
• édition de fiches complètes avec photos et liste des actions rattachées,
   
• adresses normalisées, adresse e-mail, site internet
• contacts liés, internes ou externes, fonctions occupées...
• visualisation immédiate des actions et pièces rattachées
   
• 40 champs libres pour qualifier à votre convenance chacun de vos contacts,
• paramétrage simple et immédiat de listes déroulantes pour facilité la saisie, de formules de calcul, de valeurs par défaut.
• recherche full texte (un nom, une ville, un numéro de téléphone...)
• listes de contacts - filtres - tris, exportation vers d'autres logiciels

Pour ouvrir une fiche contacts

Cliquez sur l’onglet contacts pour accéder à la liste de tous vos contacts.
Pour ouvrir une fiche contact, vous devez appuyer sur le carré de gauche, en face de la ligne désirée. La fiche apparaît sur la partie droite, vous laissant la liste active sur la partie gauche, permettant ainsi aisément de passer d’un contact à l’autre.

Après avoir cliquer sur l’onglet Contacts du Menu Principal :

Recherche Full texte à partir du Menu Général :
Tapez une chaîne de caractères et Sollo vous recherche les fiches contacts contenant le chaîne recherchée.

Recherche par filtre – à partir du Menu Principal vous pouvez filtrer un type de contacts précis, et vous servir de l’ascenseur pour repérer le contact recherché.

Recherche par boîte de recherche évoluée directement avec les jumelles de la barre d’outil Access, sur les fiches de droite.

Recherche par liste déroulante sur les codes ou sur les noms des contacts – directement sur les fiches contacts.

Saisie et paramétrage d'une fiche contact.

Pour créer une novelle fiche contact, il vous faut déterminer son type – Choisissez le simplement dans la liste Créer un contact…

 Si le formulaire de droite est ouvert sur un contact, vous pouvez également créer un nouveau contact grâce à la liste déroulante en bas à gauche de la fenêtre :

Personne physique ou morale, chacun de vos contacts auront des données fixes (partie blanche de chaque fiche contact) : une adresse, des numéros de téléphone, une adresse e-mail etc... déjà prévue par Sollo.

Le code de chaque contact est une donnée fondamentale, car c’est par ce code que vous accèderez généralement à vos contacts. Pensez à trouver des codes mnémotechniques plutôt que des codes chiffrés. La longueur de ce code est de 50 caractères : vous pouvez donc trouver des solutions –(conventions) les plus simples possible à se souvenir :
exemple : NOM + tiret (-) + Prénom : MARTIN Philippe.

Ce code n’accepte pas les homonymes. Vous ne pourrez pas avoir 2 contacts portant le même code.Choisissez et taper le code dans la zone, à la place de  Quel Code ?

L’adresse est composé de 4 champs (Adresse, Code postal, Ville et pays) Pour aller à la ligne dans le champs mémo de l’adresse, il faut presser la touche CTRL en plus de la touche ENTREE (ainsi le curseur passe à la ligne dans le même champs)

Les données Site et Email permettent l’ouverture automatique du site ou de la messagerie.

Le champs Compte est le numéro de compte de comptabilité générale, il doit exister dans le plan comptable (Voir partie Comptabilité)

Important :

Lorsque vous commencez à saisir ou à modifier une fiche, un petit crayon apparaît en haut à gauche de la fiche. Cela signifie que vous passer en mode édition. Pour valider votre saisie pensez à systématiquement appuyer sur ce petit crayon : la fiche est alors validée (enregistrée) – vous pouvez annuler toutes vos modifications de fiche tant que vous n’avez pas valider (appuyer sur le petit crayon) en appuyant sur la touche Escape de votre clavier.

Les autres données, dites complémentaires, sont totalement paramétrables et spécifiques à chaque type de contact – vous pouvez en rajouter, en supprimer ou en modifier à volonté (voir page suivante).

Avec Sollo, Vous pouvez très facilement et très rapidement paramétrer vos fiches contacts avec des informations qui vous sont propres.

Vous pouvez également instantanément rajouter ou supprimer des types de contacts. Il n'y a aucune limite.

Il suffit de taper le libellé de votre nouveau champ (nouvelle question – nouvelle données) en face du type désiré pour la réponse (du texte, des chiffres, une date, un case à cocher, un mémo) – Cette question devient alors légion sur toutes les fiches contacts de même type.

Un paramétrage complet permet de définir des valeurs par défaut, les saisies obligatoires… Vous pouvez rajouter également des listes déroulantes (choix multiples) sur les zones de textes, et des formules de calcul sur les zones numériques

Zone de type Texte (100 caractères maxi) – Zone Numériques – Zones Dates – Zones Oui/non
Sur l’onglet Commentaires vous avez en plus 3 zones de commentaires libres.

Pour accéder au paramétrage complet d’un type de contacts – double-cliquer sur le type en haut à gauche.

ð      La fiche de paramétrage s’ouvre – elle vous permet de gérer très précisément chaque données complémentaires de votre type, de contact (voir paramétrage des types)

Pour éviter une ressaisie compète d’une fiche contact, lorsqu’il s’agit par exemple d’un nouveau collaborateur d’une même société, vous pouvez dupliquer la fiche en cours en appuyant sur ce bouton. Seul le nouveau code du contact à créer vous est demandé. Vous êtes alors immédiatement positionné sur ce nouveau contact, pour apporter toutes les modifications utiles à la cette nouvelle fiche.

Gérez les Contacts Liés

La gestion de contacts vous permet facilement de rattacher tout contact à n'importe quel autre et de paramétrer le rôle qu'ils jouent les uns par rapport aux autres.

Vous pouvez ensuite accéder directement sur la fiche complète d’un contact lié. (Double cliquez sur le code du contact – dans la ligne correspondante) – Les fonctions se paramètrent dans la partie paramètres du logiciel (sur le menu principal)

Filtrez - Triez...

Exportez...

 La gestion de contacts ne serait pas complète sans des solutions d'export.

sollo va encore plus loin :

Après avoir filtrez les fiches contacts désirées, vous pouvez les exporter d'un seul clic vers Excel, Word, Palm Pilot, Outlook - mais aussi leur envoyer un mailing, un e-mailing, un mailing SMS ou encore cloner une action, pour archiver automatiquement une action concernant plusieurs contacts (cas d'un mailing par exemple)

Éditez

En liste ou en fiche : visualisez et éditer vos contacts sur imprimantes

•  Sélectionnez les contacts que vous souhaitez contacter,

•  Rédigez votre mail (fusion avez les champs, nom, société…pièces jointes…)

•  Envoyez…  (vers les e-mail ou les numéros de portables)