Alertes, Tâches et Rendez-vous du jour : visualisables dès le lancement de sollo

• rendez-vous,

• réunions,

• tâches,

• interventions,

• ...

auxquels on peut ajouter les échanges comme

• les courriers,

• les e-mails, Interface avec Outlook (Aspire les mail entrants et sortant)

• les fax,

• les mémos...

Tout élément immatériel mais plutôt temporel.
Les actions sont matérialisées par une échéance, exécutée ou attitrée bien souvent à une personne (un utilisateur).

La création, visualisation, modification et suppression de vos actions fonctionne de la même façon que pour les contacts. L’ergonomie de chaque pôle de sollo est identique et homogène.

Pour créer une nouvelle action, sélectionner le type de l’action à créer dans la liste déroulante.

Vous pouvez rajouter vos propres types d’actions. Personnellement, je me sert par exemple du pôle action pour historiser mes parties de Golf. J’y indique le temps, mes partenaires, mon score à l’aller, au retour, le nombre de pars, de birdie… d’eagle !

Comme pour les contacts, la partie haute du formulaire des Actions contient les données fixes quelque soit le type de l’action :

Les zones de saisie sont les suivantes (à partir du haut à gauche)

-          Numéro séquentiel – calculé automatiquement – sorte de chrono de vos actions

-          Utilisateur ayant saisi l’action, il peut être changé pour affecter l’action à un autre utilisateur.

-          Date de l’action : le petit bouton à droite permet de sélectionner une date sur un calendrier.

-          L’heure de début et de fin de l’action, essentiellement pour les rendez-vous ou les interventions.

-          Le type de l’action : c’est lui qui conditionne, comme pour les contacts, la nature des données complémentaires.

-          La priorité : code numérique sur un chiffre permettant de hiérarchiser les actions, ou de définir un code analytique.

-          Une case OK : à oui lorsque le rendez-vous a eu lieu, si l’intervention est facturé, si le coup de téléphone de relance est passé…

-          Le contact : ici on renseigne le code du contact concerné par l’action – d’où la nécessité en amont, lors de la saisie de vos contacts de bien définir des codes mnémotechniques. Toutes les actions saisies pour un contact figureront dans l’onglet Actions de chaque fiche contacts : les rendez-vous , téléphones, courriers, et autres interventions…

-          Le dossier : ici on renseigne le code du dossier concerné par l’action – d’où la nécessité en amont, lors de la saisie de vos dossiers de bien définir des codes mnémotechniques. Lors de la consultation d’un dossier, on retrouvera toutes les actions y référant.

-          Le descriptif de l’action : contenu d’un courrier, d’un mémo, d’un e-mail ou d’un fax, explication d’une intervention, d’un mémo, ce qui c’est dit lors dune communication téléphonique…

-          Le document lié à l’action : il est possible ici de raccrocher à chaque action un document externe à Sollo : un document Word, un tableau Excel, une photo, une vidéo, un document Pdf… la bouton à droite permet de parcourir vos disques pour raccrocher le document à l’action en cours.

Remarque : Il est toujours possible d’ouvrir directement les fiches contact et dossier en double-cliquant dessus.

Exemple pour une intervention :

Vous pouvez rajouter de nouvelles données de chaque type : Texte, Oui/non, dates, et chiffres – un onglet spécifique aux mémos (3 au total) permet de commenter encore plus précisément chaque action.

Exemple pour mes parties de Golf :

Alertes : Identifiez d'un coup d'oeil, vos tâches à faire, téléphones et mémo

Une répartition judicieuse sur 3 colonnes, de vos activités ponctuelles, type post-it
Un fois faites, ces tâches sont archivées automatiquement.

Le formulaire des Alertes s’ouvre sur la droite.

Il s’agit en fait d’une présentation sur 3 colonnes des actions de type A faire, Téléphone et Mémo.

Dans l’ordre vous renseignez la code du contact, le dossier, l’utilisateur concerné, la priorité, la case fait ou pas fait (Ok) et le descriptif.

Les actions saisie dans les alertes disparaissent dès qu’elles sont cochées Ok. Comprenez bien qu’il s’agit d’actions Sollo, et que seule la présentation diffère. Vous retrouverez donc ces actions dans le pôle Action (Onglet Actions) comme les autres. Si vous voulez qu’elles réapparaissent après les avoir cochées, il suffit de les décocher.

Ce sont donc des espèces de post-it qui vous rappelle quelles sont les tâches à faire, les coups de téléphones à passer, et les Mémos en cours.

Pour accéder au détail de l’action saisie dans les alertes, double-cliquez sur le descriptif, l’action s’ouvre alors de façon normale.

Il est toujours possible d’ouvrir directement les fiches contacts et dossier en double-cliquant dessus.