Dans le pôle Articles de Sollo, vous allez pouvoir stocker, enregistrer, historiser tous les  produits et services que vous commercialisez, ainsi que tous les  documents, les  liens internet… utiles à vos activités:

• Produits et services,

• Documents Office (Word, Excel, PowerPoint, Publisher…),

• Documents multimédia (photos, vidéos, fichiers audio) et les PDF,

• Sites Internet couramment utilisés,

• Formules courriers,

• ...

Cliquez sur l’onglet articles pour accéder à la liste de tous vos articles.

Pour ouvrir une fiche article, vous devez appuyer sur le carré de gauche, en face de la ligne désirée. La fiche apparaît sur la partie droite, vous laissant la liste active sur la partie gauche, permettant ainsi aisément de passer d’un article à l’autre.

La création d’un nouvel Article s’effectue de la même façon que pour les Contacts ou les Actions. Soit à partir de la liste déroulante à droite de la zone de recherche full texte, et qui permet de choisir le type d’article à créer, soit si le formulaire articles est déjà ouvert, avec la liste déroulante se trouvant en bas à gauche du formulaire.

La visualisation, modification et suppression de vos Articles fonctionnent de la même façon que pour les contacts et les Actions. L’ergonomie de chaque pôle de Sollo est identique et homogène.

L’idée dans le pôle Articles est de stocker tout ce qui à une représentation unitaire, physique, ou logique.

Au-delà de mes produits et services, personnellement je stocke dans le pôle Articles des données comme le bail commercial de l’entreprise, les plans de métros et de RER (sous Pdf), les documentations techniques, les véhicules de l’entreprise, les contrats de travail.

Fonctionnement d’une Fiche Article

Comme pour les contacts et les actions, la partie haute du formulaire des Articles contient les données fixes quelqu’en soit le type:

Les zones de saisie sont les suivantes (à partir du haut à gauche)

-          Le Code  – identifie de façon unique vos articles

Le code de chaque article, comme pour les contacts, est une donnée fondamentale, car c’est par ce code que vous accèderez généralement à vos articles. Pensez à trouver des codes mnémotechniques plutôt que des codes chiffrés. La longueur de ce code est de 50 caractères : vous pouvez donc trouver des solutions – (conventions) les plus simples possible à se souvenir :

Ce code n’accepte pas les homonymes. Vous ne pourrez pas avoir 2 articles portant le même code.

-          Le type de l’article : c’est lui qui conditionne, comme pour les contacts, la nature des données complémentaires

-          Date de l’articles : le petit bouton à droite permet de sélectionner une date sur un calendrier. (par défaut il s’agit de la date de création). Cette notion n’est pas forcément utile pour tous les types d’articles.

-          Utilisateur ayant saisi l’article, il peut être changé pour affecter l’article un autre utilisateur.

-          Le contact : ici on renseigne le code du contact concerné par l’article (par exemple le fournisseur d’un produit, ou l’éditeur d’un site internet…)

-          Le dossier : ici on renseigne le code du dossier concerné par l’article

-          Le descriptif de l’article : descriptif d’un produit, résumé d’un contrat, libellé d’un document multimédia… Pour les formules courrier, c’est ici qu’il faut remplir la formule. Par exemple pour vos introduction de courrier en réponse à une demande de documentation : » Madame, Monsieur, je vous prie de trouver ci-joint notre meilleure proposition relative … ».

-          Le document lié à l’article : il est possible ici de raccrocher à chaque article un document externe à Sollo : un document Word, un tableau Excel, une photo, une vidéo, un document Pdf… le bouton à droite permet de parcourir vos disques pour raccrocher le document à l’article en cours. Cette fonction trouve toute sa dimension lorsque le pôle Article est utilisé en tant que base documentaire. Dans le descriptif vous remplirez les mots clef du document par exemple, et prendrez soin de lier le document final via le lien hypertexte disponible ici.

La partie basse du formulaire Article concerne les données spécifiques à chaque type d’article :

Exemple pour un produit informatique :

Vous pouvez rajouter de nouvelles données de chaque type : Texte, Oui/non, dates, et chiffres – un onglet spécifique aux mémos (3 au total) permet de commenter encore plus précisément chaque article. Reportez vous au pôle contact pour savoir comment modifier ou rajouter les données complémentaires.

Important :

Lorsque vous commencez à saisir ou à modifier une fiche, un petit crayon apparaît en haut à gauche de la fiche. Cela signifie que vous passer en mode édition. Pour valider votre saisie pensez à systématiquement appuyer sur ce petit crayon : la fiche est alors validée (enregistrée) – vous pouvez annuler toutes vos modifications de fiche tant que vous n’avez pas valider (appuyer sur le petit crayon) en appuyant sur la touche Escape de votre clavier.

Vous pouvez très facilement et très rapidement paramétrer vos fiches articles avec des informations qui vous sont propres.
Vous pouvez également instantanément rajouter ou supprimer des types d'articles. Il n'y a aucune limite.

Astuce

Si le code de votre article contient le mot MENU, le lien hypertexte enregistré sur cet article apparaîtra sur le menu principal de Sollo (Onglet Sollo). Cela permet de sélectionner une dizaine de documents ou site internet auquel vous accéder très régulièrement. Pour affiche (menu) à la fin du code article, cliquer sur le bouton.

Barre d’outils spécifique aux articles

Avec l’entonnoir en bas à droite des fiches articles, vous restituez le filtre établi sur le Menu Principal – Ongle Articles – de façon à obtenir la liste des articles sélectionnés, et faciliter la visualisation globale des fiches filtrées.

En bas de chaque fenêtre se trouve les boutons de déplacement, pour passer au premier enregistrement, au dernier, au suivant, au précédent (le bouton avec l’étoile ne sert pas sous Sollo) – le numéro de l’enregistrement est fonction du tris effectué – vous connaissez aussi systématiquement le nombre d’enregistrements total, ou filtrés…

Ce bouton vous permet d’éditer la fiche article, reprenant tous les éléments de la fiche.

Après avoir filtrez les fiches contacts désirées, vous pouvez les exporter d'un seul clic vers Excel, ou au format Access, ou encore les effacer d’un coup.

En cliquant sur ce bouton, vous obtenez directement des derniers filtres d’export effectués.

Pour éviter une ressaisie compète d’une fiche article, lorsqu’il s’agit par exemple d’un nouveau produit, décliné de façon différente, vous pouvez dupliquer la fiche en cours en appuyant sur ce bouton. Seul le nouveau code de l’article à créer vous est demandé. Vous êtes alors immédiatement positionné sur ce nouvel l’article, pour apporter toutes les modifications utiles à la cette nouvelle fiche.

Formules courrier

Ce type d'article fonctionne de façon spécifique. Donnez un code à chacune de vos formules courrier régulièrement utilisées, comme la phrase d'instruction ou la formule de politesse. Lorsque vous serez dans une action de type courrier, dans le corps du courrier, en faisant double-click vous pourrez choisir la formule à ajouter automatiquement.